Wat is een callsheet? Uitleg en checklist voor events
Een callsheet is het dagdocument van een productie: wie moet er wanneer zijn, waar, in welke functie, en hoe komt iedereen er. Een goede callsheet voorkomt telefoontjes op de ochtend van de show.
Waar een callsheet voor is
De callsheet komt uit de filmwereld, maar is in de AV- en eventbranche net zo onmisbaar. Waar het draaiboek beschrijft wat er gebeurt, beschrijft de callsheet wie er wanneer moet zijn. Per dag één callsheet: opbouw, showdagen en afbouw hebben elk hun eigen tijden en crew.
Checklist: dit hoort op een callsheet
- Project en dag: naam van het event, datum en welke dag het is (opbouw, showdag 1, afbouw).
- Locatie: adres, ingang voor crew en leveringen, parkeren en eventuele toegangspassen.
- Contactpersonen: projectmanager en productieleider met telefoonnummer, plus het aanspreekpunt van de locatie.
- Crew per discipline: naam, functie en calltijd per persoon.
- Reizen: wie via de zaak vertrekt en wie direct naar de locatie gaat, met de vertrektijd.
- Vervoer: voertuig, chauffeur, kenteken en vertrektijd.
- Hotel: welk hotel, voor wie en voor welke nachten.
- Catering en dieetwensen: wanneer er gegeten wordt en wie welke allergie heeft.
- Veiligheid: EHBO, verzamelplaats en de belangrijkste huisregels van de locatie.
- Versie en datum, zodat iedereen weet of hij de laatste heeft.
Versies: de grootste bron van fouten
Een callsheet verandert tot op de dag zelf. Het probleem zit zelden in de inhoud, maar in versies: een deel van de crew heeft versie 5, de rest versie 7. Werk daarom met één bron, publiceer pas als het klopt, en zet het versienummer zichtbaar op het document.
- Werk in een concept en publiceer bewust.
- Stuur bij een wijziging de nieuwe versie naar iedereen, niet alleen naar wie het raakt.
- Bewaar eerdere versies, zodat je kunt terugzien wat er veranderd is.
Privacy: telefoonnummers op de callsheet
Een callsheet met alle telefoonnummers is handig voor de productieleider, maar hangt ook in een kleedkamer of ligt op een tafel bij de ingang. Maak daarom twee versies: een volledige voor de leiding en een crewversie zonder privénummers.
Veelgemaakte fouten
- Calltijden zonder dag of locatie, waardoor mensen op de verkeerde plek staan.
- Crew overtypen uit de planning, met typefouten in namen en tijden als gevolg.
- Geen onderscheid tussen opbouw- en showdagen in één document.
- De callsheet alleen in een groepsapp, waar hij na een dag tussen de berichten verdwijnt.